Automatiser, économiser... gagner

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Voici trois mots qui riment. Plus encore ces trois mots sont une séquence vers le succès. Automatiser vos tâches, processus vous permettront d’économiser des ressources et de l’énergie, gagner du temps et de l’argent.

Est-ce réellement intéressant ?

Oui, oui et encore oui sans hésitation.

Est-ce facile d’automatiser ?

Pas toujours malheureusement. Cependant, il existe une multitude de processus et d’activités exercés par les PME qui sont facilement automatisable. Pour cela, il est nécessaire de remettre en question vos fondamentaux et vos processus de travail. A quelle date ont-ils été créés ? Sont-ils toujours adaptés ? A quel intervalle les revoyez vous ?

Est-ce quelque chose de populaire ?

Pas vraiment, à mon grand désespoir je me retrouve très (trop) souvent face à des situations qui manquent d’automatismes et mériteraient d’être optimisées.

Saisir, saisir… saisir

Récemment, j’ai amené ma fille chez le pédiatre. Première visite, première rencontre avec la secrétaire et enfin première rencontre avec le pédiatre. Comme pour tout nouveau client (patient dans notre cas) le cabinet pédiatrique a besoin de certaines données concernant ma fille, mon épouse et moi-même. Sans grande surprise, la secrétaire nous tend un porte bloc avec un formulaire papier à remplir. Après avoir compléter le formulaire, la secrétaire prend soin de faire une première vérification afin de s’assurer que les données semblent correctes et qu’elles soient lisibles. Droit derrière ou plus tard dans la journée, j’imagine qu’elle reprend notre formulaire, voir l’ensemble des nouveaux formulaires de la journée, pour les saisir dans le système informatique. A mon avis, malin comme vous êtes, vous avez remarqué que j’ai mis le doigt sur processus simple qui mériterait d’être …. automatisé!

porte-bloc

Saisir (une seule et unique fois)

formulaire-online

Mettons en lumière concrètement le problème auquel nous sommes confrontés. Nous devons enregistrer/mettre à jour les données des nouveaux patients (clients). Pour chaque nouveau patient, la secrétaire doit :

  1. Contrôler que le formulaire soit complet (un ordinateur peut le faire).
  2. Contrôler que les informations sont écrites dans les bonnes cellules (un ordinateur peut le faire)
  3. S’assurer que le formulaire est lisible (un ordinateur n’a pas besoin de le faire)
  4. Retranscrire les informations du formulaire dans le système informatique (un ordinateur peut les transmettre sans effort à vitesse grand V).

Maintenant imaginons un formulaire numérique qui transmet les données au système informatique. Le processus serait le suivant :

  1. Le patient (client) remplit le formulaire numérique.
  2. L’ordinateur valide la complétude des données et transmette les données au système informatique.

Le processus est plus simple, plus efficace et surtout la secrétaire… n’intervient pas. En utilisant le travail de saisie déjà réalisé par le patient, la secrétaire peut facilement traiter plus de factures, contacter plus de patients et faire de la formation continue.

Automatiser

En définitive, il est important de comprendre qu’automatiser n’est pas simplement remplacer un humain par une machine. Automatiser c’est simplifier le travail de ses employés. C’est également offrir à ses clients des prestations de qualités que vous pouvez ensuite mesurer et étudier. Ces indicateurs précieux vous permettront par la suite de parfaire votre service. Automatiser c’est aussi faire plus avec moins d’effort en minimisant le risque d’erreur. Comme mentionné en titre de cet article, automatiser, économiser… gagner ! Nous avions commencé avec une rime finissons de la même manière, automatiser, pourquoi s’en priver ?

Rédigé par Brady N.